Составляйте план дел на каждый день и работайте с составленным списком в течение дня: новые дела добавляйте в список с учетом приоритетности по отношению к ранее запланированным задачам, а выполнив очередную задачу из списка, обязательно вычеркивайте ее. Это дает ощущение удовлетворенности своей работой, прибавляет энтузиазма и заряжает энергией.
Планируйте от большего к меньшему, от долгосрочного к краткосрочному, от целей жизни до плана на день. Каждой задаче ставьте фиксированные сроки. Сложную задачу всегда делите на мелкие подзадачи. Можно воспользоваться «древом решений», где ключевая задача - дерево, а подзадачи для ее выполнения - ветви. Продолжайте «разветвление» до тех пор, пока процесс выполнения всей задачи не станет простым и ясным. Помните, что 10 % времени, затраченного на планирование до начала выполнения задачи, сэкономит 90 % времени при ее решении.
Все дела согласно классификации по принципу американского президента Эйзенхауэра следует разделить в зависимости от их значимости и сроков исполнения на четыре группы:
1) срочные и важные;
2) важные, но не срочные;
3) срочные, но не важные;
4) не важные и не срочные.
Принцип Эйзенхауэра поможет вам приступать к своим задачам и работе по порядку в соответствии с расставленными приоритетами. Ясно, что прежде остальных следует делать именно дела срочные и важные. Любая попытка их отложить чревата дополнительными проблемами. Дела важные, но не срочные можно отложить, однако помните, что несрочные важные дела рано или поздно превращаются в срочные и важные, если их постоянно откладывать. Поэтому заранее предусмотрите для них временной резерв. Срочные, но не важные дела, как правило, не дают результата, но могут сильно отразиться на вашей эффективности, поэтому эти дела можно смело перепоручить (если есть такая возможность) и стараться уменьшать их количество. А вот дела несрочные и неважные вообще можно смело вычеркивать из вашего списка и не захламлять его. Расставлять приоритеты – важная составляющая планирования дел. Причем план дел должен быть реалистичным - если есть ощущение, что дел запланировано слишком много, лучше сократить список.
И еще: научитесь говорить «нет». Учитесь отказывать и говорить «нет» задачам, не входящим в число избранных. Составьте перечень никчемных дел, попросту отнимающих у вас столь драгоценное время. Разве таковых не наберется, если подумать? Сколько угодно.
Но, главное, весь этот тайм-менеджмент потеряет смысл, если вы не научитесь отдыхать. Используйте для отдыха любую возможность. Высыпайтесь – ложитесь раньше и раньше вставайте, это полезно для здоровья. Расслабляйтесь – снимайте стресс и эмоциональную нагрузку как можно чаще, по нескольку раз в день. Занимайтесь спортом – только в здоровом теле здоровый дух. Эта истина неоспорима. Чередуйте дела – это еще один способ активного отдыха. Слушайте почаще музыку – даже можете выполнять под нее определенные дела, тогда будете меньше уставать и работа будет в радость. Не работайте до изнеможения – организм обмануть нельзя, тогда и проблем не оберешься. И еще один совет: не спешите. Чем спокойнее вы будете выполнять поставленную задачу, тем скорее вы ее закончите.
Соблюдайте основной принцип равновесия: количество времени, проведенное дома, должно быть соизмеримо с количеством времени, затраченном на работе. Тогда, оглядываясь с высоты прожитых лет на прошлое, вам не захочется что-либо менять в своей жизни, о чем-то жалеть, сокрушаться о несбывшихся мечтах или ругать себя за то, что мало внимания уделяли своим близким и родным да и самому себе любимому. Жалеть о том, что счастье прошло стороной.
